Partiamo da un presupposto tanto scontato quanto ancora troppo spesso ignorato: se sei tu che vuoi comunicare qualcosa, sei tu che devi andare dal destinatario del messaggio e non il contrario. In sintesi estrema: se tu hai bisogno di comunicare con me, il compito di trovare il modo migliore e il luogo idoneo a farlo spetta a te, visto che io non posso sapere che tu mi stai cercando.
Banale, scontato, ma ancora troppo spesso ignorato quando si parla di comunicazioni importanti prima ancora che di pubblicità. E se il destinatario non riceve la comunicazione non perde solo lui; perdono tutti.
Pubblicità o istituzioni: cambia davvero poco
Che il tuo sia un messaggio pubblicitario o una comunicazione sociale, che tu abbia bisogno di farmi sapere una cosa importante o voglia invitarmi a cena – lo ripeto – sei tu a doverti preoccupare di come farlo.
Concedimelo, se organizzi una cena e la persona che non hai invitato non viene mica ti arrabbi con lui/lei, giusto?
Ecco, è la stessa identica cosa. Se stai organizzando un evento e non lo comunichi – o lo fai in modo approssimativo e superficiale – non puoi lamentarti, così come non puoi tenere un muso lungo se nessuno approfitta di sconti di cui non era a conoscenza.
Ci sono mille e mille modi per diffondere un messaggio e raggiungere il pubblico che interessa; mille e mille strumenti da conoscere, testare e padroneggiare e altri così complicati da richiedere necessariamente interventi esterni, ma quello che non hai sono lo scuse.
E questo, attenzione, vale davvero per tutto. Perché nel 2023 sentire un’Istituzione – che ha a disposizione indirizzo, numero di telefono, mail e chissà che altro – dirsi dispiaciuta della mia assenza all’incontro ma “proprio non sapevamo come contattarla“, proprio no.
Come scrivevo sopra, il principio è piuttosto semplice: è chi ha bisogno che deve fare la prima mossa (e anche quelle successive).
Se si tratta di comunicazione pubblica, poi, ancora di più vista l’importanza di ciò che hai da dire.
Prontuario salvavita se mi stai cercando
Ok, forse non salverò la vita al mio Comune, che con ogni probabilità continuerà a fare quello che sta facendo. Ma a te che mi leggi, proverò a lasciare un micro prontuario di come le cose vengono fatte e di come, invece, andrebbero fatte.
Pronti? Via!
1 – Stabilisci regole chiare
Punto primo: non puoi lamentarti se qualcuno viola una regola che non c’era o che non gli hai spiegato. Il cittadino ha il diritto-necessità di conoscere in anticipo le regole del gioco.
Cosa intendo per regole? Le regole della comunicazione sono un banale foglio/mail/comunicazione urbi et orbi attraverso cui spieghi prima come verranno effettuate le comunicazioni alla popolazione.
Ah, non sapevi del canale Telegram?
Ecco, appunto: è corretto dire che tutti usano Telegram? È così scontato che tu abbia un canale e che le comunicazioni arrivino lì? Se la tua risposta è “beh, ovvio”, sappi che no, non devi considerare nulla come ovvio.
La chiarezza delle regole sta anche nella chiarezza della loro comunicazione, il che significa che non puoi scrivere gli avvisi in piccolo, al sesto scroll della dodicesima pagina interna del tuo sito, perché se non volevi farti trovare ti bastava scriverli su Facebook. (Ops!)
2 – Come, dove, quando, come, perché e tutto quello che ti viene in mente
Certezza e chiarezza sono due principi che devono guidare ogni scelta di comunicazione da parte di un’amministrazione pubblica o un’Istituzione. Ed essendo lei a scrivere le regole del gioco, spetta a lei sceglierle, tenendo sempre conto dell’importanza di una corretta comunicazione alla cittadinanza e della massima divulgazione del contenuto.
Per dire: puoi anche scegliere di comunicare solo tramite la Pagina Facebook, ma devi essere ben consapevole che sarà una strategia a perdere, visto che per una tonnellata di motivi il messaggio annegherà nella tonnara di Internet.
3 – Dove sono tutti?
Sarebbe bello poter utilizzare tutti i mezzi contemporaneamente. Sarebbe bello saperli usare tutti bene. Sarebbe bello avere le risorse per farlo. Sarebbe bello sapere che non sarà uno sforzo inutile. E invece…
Bisogna fare una scelta, che dipende in primis dal luogo in cui si trovano le persone, ma anche dal tenore e dal tipo delle comunicazioni, tenendo conto della natura delle conversazioni e del loro grado di rilevanza. Poi è necessario concentrarsi sulle risorse che si hanno a disposizione senza utilizzare un canale solo perché di tendenza in quel momento.
Insomma, come per qualunque tipo di comunicazione, anche in questo caso è fondamentale conoscere le persone con le quali parleremo. Difficile, ma certamente non impossibile.
4 – La prudenza non è mai troppa
Detto dei primi tre punti, che in certe realtà porterebbero già a un grande passo avanti, non ci rimane che chiudere dicendo che la prudenza non è mai troppa. Quasi tutti – anche se c’è un’intera categoria di persone escluse – abbiamo a disposizione uno smartphone o un computer, ma questo non significa assolutamente che dobbiamo concentrarci solo su quello. Posto, infatti, che online ci sono tantissimi strumenti e che molti ben si prestano a comunicazioni differenziate, questo non significa dover ignorare il resto.
Per dire, in molti micro comuni, con popolazione con un’età media molto alta, le bacheche cittadine non sono assolutamente da ignorare, perché se hai 20 anni magari non le guardi, ma se nei hai più di 70 è molto probabile che catturino la tua attenzione.
Perché, allora, non sfruttarle non solo per mettere comunicazioni urgenti ma anche per esporre un regolamento delle comunicazioni o portare a conoscenza della popolazione possibili canali aggiuntivi?
«Non ti trovo» non è una scusa
Insomma, nel 2023 è impossibile che un’amministrazione non riesca a contattarti. Se non ti arriva un messaggio, le possibilità sono due: o non volevano fartelo arrivare, oppure non hanno seguito questi 4 semplicissimi passi (trattati anche un po’ alla veloce e che magari approfondiremo).
